【ビザ申請】戸籍謄本の翻訳を自力でやってみた【公証役場や大使館で必要な手続き】

マレーシア移住計画
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こんにちは。

我が家では家族+猫2匹でのマレーシア移住に向けて着々と準備を進めています。

マレーシアでの就職先である会社が概ねビザサポートを行ってくれているのですが、自分で準備すべき書類もたくさん!

私の場合ですと、名字が変わった婚姻証明と家族分のビザ発行のために英文の戸籍謄本の提出が必要となりました。こちらを簡単に取得する方法は公的書類の翻訳を扱っている業者さんにお願いするのが一番です。何より間違いがないですし、丸投げすれば手元に郵送で届けてくれます。サポート費用は大体1万6千円〜5万円程度で行なっている業者さんが多いようでした。

私が見積もりを依頼した申請代行の業者さんは、何段階かに分かれている申請の全てをお願いした場合、申請費用と手数料合わせて4万5千円の見積もりでした!

しかし、海外移住は何かとお金がかかりまくる〜〜〜。

少しでも費用を抑えたい!英語力は多少あるので自力で挑戦してみたい!という方へ、今回私が行なった戸籍の翻訳から公的書類として認められるまでの手続きの方法をシェアしていきたいと思います。

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戸籍謄本の翻訳を公文書として承認を得るまでの流れ

戸籍謄本の翻訳は作っておしまい!はい、提出!というわけにはいきません。

各関係機関に、承認を得る必要があります。スタンプラリーみたいなものですね。

国によって集めるべきスタンプの数(わかりやすく言うと)は違うみたいですが、今回の移住先であるマレーシアの場合ですと

  1. 近くの役所で戸籍謄本を取得
  2. 翻訳(今回は自分で)
  3. 公証役場での公証人の認証
  4. 法務局長の公証人押印証明
  5. 外務省の公印確認
  6. マレーシア大使館の領事認証

このような流れで承認をもらって、初めて翻訳した書類が公文書扱いとなります。

いくつかの都市では、公証役場で手続きするとワンストップで外務省の承認まで取得できるようでした!

引用:外務省HP

戸籍謄本の翻訳の仕方

準備するもの

まずは住んでいる地域の役所にて戸籍謄本(全部事項載せ)を取得します。役所にて直接英文での発行を行なってくれるところもあるようですが、私の地域ではできませんでした。最近では、マイナンバーカードがあればコンビニでも公的書類の発行を行なっている自治体もいくつかあるようです。

戸籍の翻訳をしてみよう

戸籍謄本の翻訳についてはサンプルが色んなホームページにて公開されています。

Googleで【戸籍謄本 翻訳】と調べるとたくさんサンプル画像も出てきます。

今回、私が使用したのは「アポスティーユ申請代行センター」のサンプルです。こちらではもちろん代行も行なっていますが、PDFにて記入事項をわかりやすく説明してくれています。

引用:https://certification.jp/how_to_translate/family_register

*23の文章内の”collect”のスペルは誤りだと思われます。正しくは”correct”

これを参考にしながら、自分の戸籍謄本に記載されている事項に置き換えてドキュメントを作っていきます。ワードとかエクセルが多少使えないと難しいかもしれませんね。

私はGoogleドキュメントで最初に大枠を作って、項目ごとに文字入力をしていったのですが、サンプルと行ったり来たり見比べながら、慣れない単語を入力していくことに心が何度折れたことか・・・・。

間違えられない分、とても神経をすり減らしながら作業しました。

でも、半分くらい作業して気付きました。「項目はコピペでよくない!?」

調べてみると、PDFファイルを文字変換する方法を見つけました。

サンプル画像のPDFファイルを開くアプリケーションをGoogleドキュメントで選択。

書式は若干崩れますが、文字起こしされコピペが可能に!!!

それをひたすら自分のファイルに当てはめて、サンプルと違うところは書き換えていきます。

住所や名前、誕生日などは間違いのないようしっかり確認が必要です。

真似っこして作っていくだけなので、慣れてきたら作業もはかどりやすいです。

戸籍謄本の全部事項を入力し終えたら、宣言書に当たる部分を付け加えます。

宣言書に記載すべき情報

戸籍謄本の原本、翻訳、宣言書が揃って初めて公証人承認を得ることができます。

宣言書には、「私がこの書類の翻訳を正しく行いました。」という内容の文言と、翻訳者の情報、日付と署名の項目が必要となります。

公証役場<br>スタッフ
公証役場
スタッフ

翻訳の書類とは別に、書類が正しく翻訳されている旨を記した宣言書の準備が必要です。翻訳ページの下部にまとめてもいいですし、別紙での用意でも構いません。

宣言書にあらかじめサインと日付を記入していっても大丈夫ではあるようですが、公証役場に電話で問い合わせたところ、公証人の目の前でサインと日付を記入する方が良いとのことだったので、その項目だけ未記入の状態で窓口に持っていきました。

公証役場への提出

上記の書類を持って、いざ公証役場へ!

こうゆう申請はちゃんと受理されるか、いつもドキドキします(汗)

私が住んでいる東京都ではワンストップで外務省の承認まで得られる公証役場がありましたので、そちらに申請をしに行きました。

受付時間は平日の16時までと言うことで、15時30分くらいに到着しましたが、この日は混んでいなかった為か、すぐに案内してもらい、身分証と書類一式を提出した後、公証人の面前で用意してきた宣言書部分に日付と署名をしました。

そうすると、「翻訳者は公証人の目の前でサインした」と言う証明を別紙でもらうことができます。更に書類としての信用度が上がるのだと思います。

10分ほど待っていると手続きが完了し、その場で公証人、公証人所属の地方法務局、外務省の認証押印が入った書類一式を受け取ることができました。手数料の11,500円を支払い終了です。

ネットで調べていた情報だとここまでの手続きに2,3日かかることを想定していたので、早く受け取ることができてよかったです。

注意点としては、公証役場では、書類の英訳が正しいかどうか(スペルミスや日付、記入漏れなど)を細かくチェックしているわけではないと言うことです。

間違いがあると、マレーシア大使館での認証やイミグレーションでの認証などがおりなかったり、再提出を求められる可能性もあるので、私も5回くらいは見直しました。最後に旦那さんにもダブルチェックをお願いしたら、不備が3箇所くらい見つかりました(汗)

マレーシア大使館(領事館)へ提出

公証役場で認証を得た書類はホッチキスで1つに留められ、割印を押されます。

その書類を持って今度はマレーシア大使館へ領事認証印をもらいに行きます。

しかし、駐日マレーシア大使館ってなぜこんなにも連絡がつきにくいのでしょう!私のネット環境が悪いからかもしれませんが、HPも開くことができません・・・

他の方のブログなどでも見ましたが、質問のため電話してもメール対応のみ!(認証に必要な持ち物の確認すら断られます)と言われたり、営業時間(電話問い合わせ可能)も平日の12時までとすごく限られています。電話対応も決して親切とは言えない態度で、やきもきします・・・。

公証役場での手続きに関する問い合わせも、最初に電話した最寄りの公証役場の電話対応が横柄だったので、ここで手続きを進めることが不安でなりませんでした。質問には最低限しか答えない!分からないから問い合わせて確認したいのに丁寧にアドバイスすると言う姿勢が皆無!(結局、対応の良かった渋谷の公証役場に行きました。)お役所関係作業は神経すり減ります(苦笑)

別件ですが、マレーシア大使館にペットの輸入に関して必要な条項の確認で電話したところ、メールで3営業日以内に回答しますとのこと。無事返事はもらえたから良いのですが、回答に対して質問がある場合などはやっぱり不便ですね〜。

東京のマレーシア大使館

マレーシア大使館
Embassy of Malaysia in Japan

〒150-0036 東京都渋谷区南平台町20-16
電話:03-3476-3840

HP:http://mw.kln.gov.my/web/jpn_tokyo/home

開館時間:9:00~12:30/13:30~17:00

領事館のメールアドレス:consular.tyo@kln.gov.my

大使館のメールアドレス:mwtokyo@kln.gov.my

実際に今回の公文書認証に必要だった書類は、公証役場で手続きした書類一式のみでした。念の為パスポートも持っていきましたが、不要でした。

領事部の窓口に行くと、必要な書類が揃ってるかのチェックを簡単にしてもらい、手数料200円を支払います。

翌日の午後に受け取れる引換券をもらい終了。

翌日以降になっちゃってもいいのかな…私の場合は受け取り時間も指定されていたので、翌日のみなのかな?と思いました。

ちなみに、書類の申請は午前のみ、受け取りは午後のみということらしいです。

公証役場でも、大使館でも文章の内容や翻訳などを細かく確認している様子はありませんでした。

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まとめ

マレーシア大使館での認証印を得て、ようやく会社に戸籍謄本を就労ビザ申請のための書類として提出できました。

移住に際して、ビザの発行のための英文で書類作成は本当に大変ですね。

またの機会に英文でのレジュメ作成方法などもまとめて記事にして行きたいと思っています。

この記事が皆さんのお役に立てば幸いです。

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